La Déclaration sociale nominative (DSN) est devenue un élément central de la gestion des ressources humaines dans les entreprises françaises. Elle simplifie et dématérialise les démarches administratives liées aux déclarations sociales. Cet article vous présente en détail le fonctionnement, les avantages et les obligations liés à la DSN, ainsi que des conseils pour vous aider à optimiser cette procédure.
Qu’est-ce que la Déclaration sociale nominative (DSN) ?
La Déclaration sociale nominative est une mesure instaurée par la loi Warsmann du 22 mars 2012 et généralisée à toutes les entreprises depuis le 1er janvier 2017. Elle vise à simplifier et à rationaliser les démarches administratives en matière de déclarations sociales en remplaçant plusieurs formulaires par une seule déclaration électronique mensuelle. La DSN repose sur la transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données issues de la paie, permettant ainsi de remplacer la plupart des déclarations sociales.
Le dispositif DSN s’inscrit dans le cadre du programme « choc de simplification » lancé en 2013 par le gouvernement français, qui vise à faciliter la vie des entreprises en allégeant leurs obligations administratives. La DSN a été conçue pour remplacer progressivement l’ensemble des déclarations sociales existantes, telles que la déclaration annuelle des données sociales (DADS), la déclaration unifiée de cotisations sociales (DUCS), ou encore l’attestation d’employeur destinée à Pôle emploi.
Quels sont les avantages de la DSN pour les entreprises ?
La mise en place de la Déclaration sociale nominative présente plusieurs avantages pour les entreprises :
- Simplification des démarches administratives : en remplaçant plusieurs formulaires par une seule déclaration électronique mensuelle, la DSN réduit considérablement le nombre de documents à produire et à transmettre aux différentes administrations sociales.
- Fiabilisation des données : grâce à la transmission unique des données issues de la paie, les erreurs et les omissions sont moins fréquentes, ce qui permet d’améliorer la qualité des informations transmises aux organismes sociaux.
- Réduction des coûts et des délais : en dématérialisant et en automatisant les déclarations sociales, la DSN permet de réaliser des économies de temps et d’argent pour les entreprises. Selon l’Agence centrale des organismes de sécurité sociale (ACOSS), le coût moyen d’une déclaration sociale papier est estimé à 15 €, contre 5 € pour une DSN.
Quelles sont les obligations liées à la DSN ?
Toutes les entreprises françaises ayant au moins un salarié sont tenues de souscrire à la Déclaration sociale nominative. La DSN doit être réalisée chaque mois, à l’issue de la période de paie, et transmise au plus tard le 5 ou le 15 du mois suivant, selon la taille de l’entreprise. Les entreprises en difficulté peuvent bénéficier d’un délai supplémentaire pour effectuer leur DSN.
Les entreprises doivent respecter un certain nombre d’obligations en matière de DSN :
- Utiliser un logiciel de paie compatible avec la DSN : les entreprises doivent s’équiper d’un logiciel de paie conforme aux normes édictées par la direction générale des finances publiques (DGFIP) et capable de générer automatiquement une déclaration sociale nominative à partir des données saisies.
- Respecter les délais de transmission : les données doivent être transmises mensuellement aux organismes sociaux concernés, dans les délais impartis. En cas de retard ou d’omission, l’entreprise peut être sanctionnée financièrement.
- Assurer la confidentialité et la sécurité des informations transmises : les entreprises sont responsables de la protection des données personnelles qu’elles traitent et doivent mettre en place des mesures adaptées pour garantir leur confidentialité et leur intégrité.
Comment optimiser la gestion de sa DSN ?
Pour tirer pleinement parti des avantages offerts par la Déclaration sociale nominative, les entreprises peuvent adopter plusieurs bonnes pratiques :
- Se former aux spécificités de la DSN : il est essentiel que les gestionnaires de paie maîtrisent parfaitement les règles applicables à la DSN afin d’éviter les erreurs et les retards. Plusieurs organismes proposent des formations spécifiques sur ce sujet.
- Opter pour un logiciel de paie performant : choisir un logiciel adapté à la taille et aux besoins de l’entreprise est crucial pour faciliter la gestion de la DSN. Il convient notamment de s’assurer que le logiciel est régulièrement mis à jour et compatible avec les dernières normes en vigueur.
- Mettre en place des procédures internes : afin d’optimiser le traitement de la DSN, il est recommandé d’établir un calendrier précis des échéances, de nommer un responsable interne et de définir clairement les rôles et responsabilités de chaque intervenant.
Grâce à ces bonnes pratiques, les entreprises pourront pleinement bénéficier des avantages offerts par la Déclaration sociale nominative, tout en respectant leurs obligations légales.
