La Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une formalité obligatoire pour tout employeur souhaitant embaucher un salarié, que ce soit en CDI, CDD ou contrat temporaire. Cette démarche, qui doit être réalisée avant le début du contrat de travail, permet d’accomplir plusieurs formalités en une seule fois et facilite ainsi le processus d’embauche. Dans cet article, nous vous expliquons tout ce qu’il faut savoir sur la DPAE en ligne et comment remplir cette déclaration de manière simple et rapide.
Qu’est-ce que la DPAE ?
La Déclaration préalable à l’embauche est une procédure administrative qui permet aux employeurs de déclarer leurs nouveaux salariés auprès des organismes sociaux compétents. Elle a été mise en place pour simplifier les démarches administratives liées à l’embauche et remplacer plusieurs déclarations préalables (déclaration unique d’embauche, demande d’immatriculation, etc.). La DPAE doit être effectuée pour chaque nouvelle embauche, quelle que soit la nature du contrat de travail.
Pourquoi réaliser une DPAE ?
La réalisation de la DPAE est obligatoire pour tout employeur souhaitant recruter un salarié. Elle permet notamment :
- d’effectuer l’affiliation du salarié à la sécurité sociale, ce qui garantit le versement des prestations sociales (maladie, maternité, etc.) ;
- de déclarer l’embauche auprès de l’inspection du travail, qui peut alors vérifier le respect des règles relatives au contrat de travail et aux conditions de travail ;
- de procéder à l’immatriculation du salarié auprès de l’URSSAF et des caisses de retraite complémentaire ;
- d’informer Pôle emploi de la création d’un nouvel emploi, ce qui permet aux demandeurs d’emploi d’avoir accès à toutes les offres disponibles.
En outre, la DPAE est un moyen pour l’employeur de s’assurer du respect de ses obligations légales en matière d’embauche. Elle constitue également un élément de preuve en cas de litige entre l’employeur et le salarié sur les conditions d’embauche.
Comment réaliser une DPAE en ligne ?
Pour effectuer une DPAE en ligne, plusieurs solutions s’offrent aux employeurs :
- la plateforme Téléservice DPAE, proposée par l’URSSAF et accessible depuis leur site internet ;
- les logiciels dédiés à la gestion des ressources humaines, qui proposent généralement des modules pour effectuer les déclarations sociales telles que la DPAE ;
- les services proposés par certains organismes tiers, comme les cabinets d’expertise comptable ou les centres de gestion agréés.
La réalisation d’une DPAE en ligne présente plusieurs avantages :
- un gain de temps, puisque la déclaration est transmise immédiatement aux organismes concernés ;
- une réduction des erreurs, grâce à des contrôles automatiques effectués par les services en ligne ;
- la possibilité de conserver une trace écrite et sécurisée de la déclaration.
Pour remplir une DPAE en ligne, l’employeur doit fournir plusieurs informations relatives au salarié (identité, date de naissance, adresse, etc.), à l’entreprise (SIRET, code APE/NAF, etc.) et au contrat de travail (date d’embauche, durée du contrat pour les CDD et contrats temporaires, etc.). Il est important de bien vérifier ces informations avant de valider la déclaration pour éviter toute erreur.
Quels sont les délais pour effectuer une DPAE ?
La DPAE doit être réalisée dans les 8 jours précédant l’embauche du salarié. Cette obligation s’applique également en cas de reprise d’un salarié dans le cadre d’un transfert d’entreprise. Une fois la déclaration effectuée, l’employeur reçoit un accusé de réception électronique qui fait office de preuve pour prouver qu’il a respecté ses obligations légales.
Dans certains cas particuliers (contrat à durée très courte ou embauche urgente), il est possible d’effectuer la DPAE jusqu’à la veille du début de l’exécution du contrat de travail. Toutefois, il est recommandé de ne pas attendre le dernier moment pour réaliser cette formalité, afin d’éviter tout risque de non-conformité.
Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de la DPAE ?
Le non-respect des obligations liées à la DPAE peut entraîner des sanctions pour l’employeur :
- une amende administrative pouvant aller jusqu’à 7 500 euros par salarié concerné ;
- la suspension des exonérations et réductions de cotisations sociales dont l’entreprise pourrait bénéficier ;
- en cas de récidive, une interdiction d’embaucher pendant une durée pouvant aller jusqu’à deux ans.
Ainsi, il est essentiel pour les employeurs de bien maîtriser cette procédure et d’y accorder toute l’attention nécessaire pour garantir une embauche en conformité avec les règles en vigueur.
