Depuis l’entrée en vigueur du Règlement général sur la protection des données (RGPD) en mai 2018, les entreprises doivent se conformer à de nouvelles obligations pour assurer la protection des données personnelles de leurs clients et employés. Cet article vous présente les principales obligations RGPD que vous devez connaître et mettre en place au sein de votre entreprise.
Désigner un responsable à la protection des données (DPO)
Le responsable à la protection des données ou Data Protection Officer (DPO) est un acteur clé dans le respect du RGPD. Il est chargé de veiller au respect des règles relatives à la protection des données personnelles au sein de l’entreprise. Le DPO peut être un salarié ou un prestataire externe, mais doit posséder une expertise dans le domaine de la protection des données et être indépendant.
Mettre en place des mesures techniques et organisationnelles
Les entreprises doivent mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des données personnelles qu’elles traitent. Cette obligation comprend notamment :
- L’adoption d’une politique interne de protection des données personnelles
- La formation et la sensibilisation du personnel
- L’utilisation de technologies sécurisées (chiffrement, pseudonymisation, etc.)
Tenir un registre des activités de traitement
Pour assurer une meilleure traçabilité des traitements de données personnelles, le RGPD impose aux entreprises de tenir un registre des activités de traitement qu’elles effectuent. Ce registre doit contenir :
- Les finalités et la base légale des traitements
- La description des catégories de données traitées et des personnes concernées
- Les mesures de sécurité mises en place
Réaliser une analyse d’impact sur la protection des données (AIPD)
L’analyse d’impact sur la protection des données (AIPD) est une démarche préventive qui vise à identifier les risques liés à un traitement de données personnelles et à déterminer les mesures nécessaires pour les réduire. Le RGPD impose la réalisation d’une AIPD dans certains cas, notamment lorsque le traitement présente un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées.
Informer les personnes concernées par les traitements de données
Le RGPD prévoit le droit à l’information pour les personnes dont les données sont collectées et traitées. Les entreprises doivent ainsi informer ces personnes de manière claire et transparente sur :
- L’identité du responsable du traitement
- Les finalités et la base légale du traitement
- La durée de conservation des données
Favoriser l’exercice des droits des personnes concernées
Le RGPD renforce les droits des personnes concernées en matière de protection des données, notamment le droit d’accès, de rectification, d’opposition, à l’effacement (« droit à l’oubli »), à la limitation du traitement et à la portabilité des données. Les entreprises doivent mettre en place des mécanismes permettant aux personnes concernées d’exercer facilement ces droits.
Signaler les violations de données personnelles
En cas de violation de données personnelles (fuite, accès non autorisé, etc.), les entreprises ont l’obligation de le signaler à l’autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL) dans un délai maximum de 72 heures après en avoir pris connaissance. Les personnes concernées doivent également être informées si la violation présente un risque élevé pour leurs droits et libertés.
En résumé, les entreprises sont tenues de se conformer à de nombreuses obligations pour assurer la protection des données personnelles en vertu du RGPD. Désigner un DPO, mettre en place des mesures techniques et organisationnelles, tenir un registre des activités de traitement ou encore favoriser l’exercice des droits des personnes concernées sont autant d’étapes indispensables pour se mettre en conformité avec ce règlement et éviter les sanctions possibles.
