Les frais kilométriques représentent un enjeu important pour les entreprises et leurs collaborateurs, qui doivent assurer un suivi rigoureux de leurs déplacements professionnels. Face à cette problématique, l’automatisation du suivi des frais kilométriques apparaît comme une solution innovante et efficace pour simplifier la gestion de cette dépense.
Qu’est-ce que le suivi des frais kilométriques ?
Le suivi des frais kilométriques consiste à enregistrer et contrôler les distances parcourues par un salarié lors de ses déplacements professionnels. Cette démarche permet de calculer le montant des indemnités kilométriques auxquelles il a droit, en fonction des barèmes établis par l’administration fiscale. Ces indemnités sont destinées à compenser les dépenses engagées par le salarié pour l’utilisation de son véhicule personnel à des fins professionnelles (carburant, entretien, assurance…).
Pourquoi automatiser le suivi des frais kilométriques ?
L’automatisation du suivi des frais kilométriques présente plusieurs avantages pour les entreprises et leurs collaborateurs :
- Gain de temps : Le suivi manuel des frais kilométriques peut s’avérer fastidieux et chronophage pour les salariés comme pour les gestionnaires. L’automatisation permet de libérer du temps précieux qui peut être consacré à des tâches plus productives.
- Fiabilité : Le risque d’erreurs liées au calcul ou à la saisie des données est réduit, ce qui garantit une meilleure fiabilité des informations fournies.
- Transparence : L’automatisation assure une traçabilité complète et transparente des déplacements professionnels, facilitant ainsi les contrôles internes et externes (audits, contrôles fiscaux…).
- Simplification : Les collaborateurs n’ont plus besoin de remplir manuellement leurs notes de frais, ce qui facilite grandement leur gestion quotidienne. De même, les responsables peuvent valider les dépenses en quelques clics, sans avoir à manipuler de nombreux documents papier.
Comment fonctionne l’automatisation du suivi des frais kilométriques ?
Plusieurs solutions existent pour automatiser le suivi des frais kilométriques :
- Les applications mobiles : De nombreuses applications permettent aux salariés d’enregistrer automatiquement leurs trajets grâce à la géolocalisation. Ils peuvent ensuite exporter leurs données directement dans leur logiciel de gestion des notes de frais. Certaines applications proposent également des fonctionnalités avancées, comme la reconnaissance vocale pour faciliter la saisie ou la prise en compte des péages et autres frais annexes.
- Les dispositifs embarqués : Il est également possible d’équiper les véhicules d’un boîtier électronique connecté qui enregistre automatiquement les trajets effectués et transmet les données à un logiciel de gestion des frais kilométriques. Ce type de solution est particulièrement adapté aux entreprises disposant d’une flotte de véhicules, car il permet de centraliser la gestion des déplacements et d’optimiser l’utilisation des véhicules.
- Les logiciels de gestion des notes de frais : Enfin, certaines solutions informatiques intègrent directement un module de suivi automatisé des frais kilométriques. Les salariés n’ont ainsi plus qu’à renseigner leurs trajets (date, lieu de départ et d’arrivée), et le logiciel calcule automatiquement les indemnités dues en fonction du barème fiscal en vigueur.
Quelles sont les étapes clés pour mettre en place l’automatisation du suivi des frais kilométriques ?
Pour réussir la mise en place de l’automatisation du suivi des frais kilométriques dans votre entreprise, voici quelques étapes clés à respecter :
- Analyser vos besoins : Commencez par évaluer les besoins spécifiques de votre entreprise en termes de suivi des frais kilométriques (nombre de salariés concernés, nature des déplacements, fréquence…).
- Comparer les solutions : Renseignez-vous sur les différentes solutions disponibles sur le marché et comparez-les en fonction de leur coût, leur facilité d’utilisation, leur compatibilité avec vos outils existants…
- Tester la solution choisie : Avant de déployer l’automatisation à grande échelle, il est recommandé de mener une phase de test auprès d’un échantillon de salariés. Cela permettra de vérifier l’efficacité de la solution et d’identifier d’éventuelles améliorations à apporter.
- Former les utilisateurs : Assurez-vous que tous les collaborateurs concernés maîtrisent l’utilisation de l’outil et comprennent les enjeux liés au suivi des frais kilométriques.
- Assurer un suivi régulier : Enfin, mettez en place un suivi régulier de l’utilisation de l’outil et des économies réalisées grâce à l’automatisation. Cela vous permettra d’évaluer la pertinence de votre choix et d’envisager des ajustements si nécessaire.
Avec l’automatisation du suivi des frais kilométriques, les entreprises peuvent simplifier la gestion de cette dépense tout en garantissant une meilleure fiabilité et transparence des informations. Une révolution qui s’inscrit pleinement dans la tendance actuelle à la digitalisation des processus métier.
